Rotinas diárias e limpesa da casa

Verifique o seu email regularmente; ignorar uma mensagem de email é uma descortesia e pode provocar alguma confusão na pessoa que o enviou.

Responda sempre, mesmo que seja um breve comentário - ainda existe alguma falta de confiança na transmissão de emails, suficiente para gerar algumas dúvidas na mente do remetente e levá-lo a pensar que não recebeu o email.

Do mesmo modo, nunca assuma que pelo simples facto de enviar um email , que o mesmo foi lido pelo destinatário.

Responda prontamente. Os sistemas de Email normalmente não incorporam filas de resposta pendentes no desktop,  sendo provável  esquecer a mensagem se adiar a resposta

Considere a segurança das mensagens de email com se tratasse da mesma mensagem escrita num Postal dos correios; i.e. reconheça que qualquer pessoa ao longo do canal de distribuição pode ver o que escreveu.

Quando se ausentar por um período de férias, tome as medidas necessárias para que o seu email seja reencaminhado para alguém , ou configure um sitema de respostas automáticas avisando que não estará disponível durante um determinado período.

Convença os outros a comunicar consigo por email. Certifique-se que lhes dá o seu correcto endereço de email - inclua-o no seu cartão de visita e no papel de carta.

Estilos de escrita

Tenha cuidado no tipo de discurso que utiliza, especialmente quando se sentir resentido com o assunto.  Um email vago pode indiciar ou provocar más interpretações,  alterando o verdadeiro sentido da mensagem, e causando má impressão.

Se desejar expressar um sentido de humor informal, esboçe um sorriso [ :-) ]. Não se esqueça que a sua mensagem vai ser lida por outra pessoa que pode não apreciar a sua personalidade.

Não reproduza a mensagem completa quando está a responder. Seja selectivo nas partes que inclui a sua resposta.

NÂO UTILIZE LETRAS MAIÙSCULAS. Para a maior parte das pessoas que as lêm pensam que lhes estão a gritar.

Tente manter as suas mensagens curtas. A maior parte das pessoas, se os textos forem longos, opta por ler as mensagens em papel em vez de um ecrán de computador, o que pode ser aborrecido para algumas pessoas. Tente limitar as suas mensagens um um ou dois ecráns de comprimento no máximo.

Assunto das mensagens

Certifique-se que o assunto da sua mensagem tem sentido. Quando uma pessoa recebe muitas mensagens, pode-se tornar bastante confuso e frustante se não fôr possivel avaliar o motivo do email a partir do campo do assunto.

Quando utiliza a opção responder ( reply ) , o campo assunto é normalmente preenchido automáticamnte. Verifique se continua a reflectir o conteúdo da mensagem.

Tente restringir-se a um assunto por mensagem; enviando múltiplas mensagens se tiver múltiplos assuntos a tratar. Isto vai ajudar  a uma melhor organização das mensagens quer para quem as recebe, quer para quem as envia.

Mensagens de outras pessoas

Não utilize textos de outros sem prévio consentimento.

Não faça alterações nas mensagens de outros e as envie novamente sem tornar claro onde efectuou as modificações.

Seja tolerante com os erros dos outros. Algumas pessoas são novas neste meio, podem não ter jeito com as teclas, apagar acidentalmente a sua mensagem e pedir que a envie novamente.